Administrative Clerk – G4 | Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)
Description de l'emploi
Background
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Dans le cadre de l’accompagnement de la réalisation des ODD, le bureau du PNUD en Mauritanie œuvre en appui à la mise en œuvre de la vision nationale de Prospérité partagée. Ainsi le bureau dispose d’un portefeuille d’interventions axées sur la consolidation de la gouvernance démocratiques et l’accès aux services sociaux dont la justice, la promotion d’une croissance inclusive et durable à travers des emplois verts pour les jeunes et les femmes, l’appui au pilotage stratégique du développement à travers des outils de pointe, et la promotion des outils de financement endogène de l’agenda 2030. La résilience aux changements climatique et l’accès universel à l’énergie constitue une priorité transversale.
Par ailleurs, le PNUD en Mauritanie fournit des services d’appui opérationnels à différentes agences de l’équipe pays.
Dans le cadre du renforcement de l’équipe du bureau de la Mauritanie, le PNUD recrute les services d’un(e) Administrative Clerk qui travaillera sous la supervision de l’Administration & Budget Analyst.
Sous la direction et la supervision de l’Administration & Budget Analyst, l’administrative Clerk fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard en assurant la qualité et l’exactitude du travail. L’adjoint administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
L’administratifve Clerk travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau et avec le personnel d’autres agences des Nations unies afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.
Duties and Responsibilities
Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD ;
Fournir des contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard internes (SOP) ;
Contribution à la préparation des plans de travail orientés vers les résultats de l’équipe administrative
Assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’unité administrative en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation de rendez-vous et de réunions, rôle d’interprète si nécessaire et/ou rédaction de procès-verbaux ;
Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions ;
Traduction des correspondances simples, si nécessaire.
Assurer un soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Organisation des expéditions, dispositions de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées), Préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi ;
Exercice d’un rôle d’acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage ;
Soutien à l’organisation des processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents RFQ, ITB ou RFP, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire ainsi que la préparation des bons de commande ;
Organisation de voyages et de réservations d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, de cartes d’identité et autres documents ;
Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
Collecte d’informations pour la DSA, les agences de voyage et autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation des services communs ;
Organisation du transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance ;
Vérification et enregistrement de la fiche journalière du véhicule et de la consommation d’essence, mise à jour et entretien du rapport historique du véhicule ;
Gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien de la liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution ;
Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels ;
Extraction de données de diverses sources ;
Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes, préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques ;
Suivi des délais des engagements pris, des actions entreprises et coordination de la collecte et de la présentation des rapports au chef d’unité ;
Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
Fournir un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Tenue de registres sur la gestion des actifs, préparation de rapports ;
Tenue de dossiers et d’enregistrements relatifs à l’entretien des bureaux ;
Fournir un soutien à l’entretien des locaux et des services communs.
Competencies
Compétences de base
Achieve Results:
LEVEL 1 Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis. Adapter les solutions et rationaliser les processus, trouver un équilibre entre la rapidité et la précision du travail.
Think Innovatively:
LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives/risques connus, résout les problèmes de façon pragmatique, apporte des améliorations Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Learn Continuously
LEVEL 1: Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
Adapt with Agility
LEVEL 1: S’adapte au changement, gère de façon constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible. Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant.
Act with Determination
LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant.
Engage and Partner
LEVEL 1:Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives.
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 1: Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, affronte la discrimination.
Compétences fonctionnelles
Administration & Operations
Inventory management
Each office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above
Administration & Operations
Vehicle management
Knowledge of policy & procedures on fleet management
Administration & Operations
Onboarding of personnel
Knowledge of policy and procedures on administrative on-boarding, including issuance of office ID, email address creation, office space, telephone extension, Argus profile set up, issuance of office ICT equipment
Administration & Operations
Building, facilities & office space management
Knowledge and ability to facilitate the renovation and upgrade of offices including review of complex engineering/architectural drawings; negotiate technical agreements to ensure fully operational building infrastructure and services; design policy & procedure (POPP) for premises and facilities including space standards; manage premises and facilities; validate financial statement notes on leasehold data
Administration & Operations
Assets management
Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain Asset Management Module in ATLAS, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run APAM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information
Required Skills and Experience
Education:
Diplôme de l’enseignement secondaire ou un diplôme universitaire dans l’administration publique, administration des affaires ou dans un domaine connexe
Certification en Administration serait un atout
Experience:
Minimum 4 ans d’expérience pertinente dans l’administration ou le service d’appui aux programmes ;
Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) ;
Expérience de l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web
Maîtrise du Français. La connaissance de l’Anglais et des langues parlées localement serait un atout.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Important information for US Permanent Residents (‘Green Card’ holders)
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
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