Chargé des Finances et Operations | IPAS

Description de l'emploi

Ipas est une organisation à but non lucratif fondée en 1973, qui œuvre pour créer un monde où toutes les personnes ont le droit d’accéder aux soins de santé sexuelle et reproductive. Dans la région de l’Afrique Francophone (AF), nous sommes reconnus et respectés comme une organisation expérimentée dans la mise en œuvre des programmes résilients de la justice reproductive y compris l’avortement sécurisé. Ipas AF intervient dans 12 pays de la région de l’Afrique Francophone, avec des partenaires divers dédiés à faire progresser les droits sexuels et reproductifs et l’autonomie corporelle des femmes et des filles. Nous sommes fiers d’être des partenaires pour la justice reproductive.

Résumé de la fonction

Le/a chargé(e) des Finances et des Operations est chargé/e de garantir la qualité des fonctionnalités liées aux ressources financières, administratives, humaines et logistiques pour l’ensemble du programme de Ipas au Niveau national.

Le/a chargé(e) des Finances et des Operations est responsable de la fiabilité des enregistrements de données financières. Il ou elle a pour tâches de contribuer aux prévisions budgétaires, d’examiner les propositions et de générer des rapports financiers.

Il/elle utilise des systèmes et des procédures établis pour soutenir le bureau, comme indiqué ci-dessous, et garantir la conformité aux politiques.

Le/a chargé(e) des finances et des Operations devra fournir une assistance en matière d’approvisionnement et d’administration au personnel intervenant sur les différents projets, ainsi qu’aux consultants externes travaillant sur les missions Ipas. Il/elle apporte un soutien logistique pour les activités de formation et d’amélioration des services du programme de Ipas au Niveau national. Il/elle est responsable d’organiser et d’assurer la mise à disposition d’équipement et des fournitures nécessaires selon les besoins, sur les sites soutenus par Ipas. Ce poste aide à l’organisation des visites de terrain, de la préparation des audits, de formations et d’ateliers soutenus par le programme : coordination des participants, gestion des préparatifs et de la logistique, et préparation du matériel. Il est également responsable de la gestion de la sécurité et des équipements.

Principales responsabilités

Gestion Financière

• Fournir des conseils financiers stratégiques à l’organisation pour assurer une gestion financière efficace
• Préparer et analyser les rapports financiers, y compris les budgets, les états financiers et les projections.
• Collaborer avec les équipes pour élaborer des plans budgétaires et des stratégies financières alignés sur les objectifs de l’organisation.
• Surveiller les flux de trésorerie, gérer les comptes et assurer la conformité aux réglementations financières.
• Tient des registres financiers complets et exacts pour les opérations et les activités d’Ipas au Niveau national et veille à ce que ces registres soient correctement protégés.
• Examine l’ensemble des rapports financiers mensuels et fournit des informations en retour à la direction du bureau régional
• S’assure que Ipas au niveau national respecte les exigences fiscales locales et que le partenaire financier approprié du bureau régional d’Ipas est au courant des règles en matière de fiscalité affectant la masse salariale des employés et est informé de toutes les actualités à ce sujet.
• S’assure que des pièces justificatives complètes et signées sont déposées pour chaque transaction financière.
• Contribution à la préparation et à la soumission au bureau régional de rapports financiers mensuels,

Conformité et audit

• S’assure que le bureau de Ipas au national se conforme à toutes les SOP, politiques, directives et processus financiers d’Ipas.
• Fournit un soutien technique aux organisations partenaires en mettant l’accent sur la conformité aux exigences de l’Information financière d’Ipas
• Aide à l’élaboration du budget annuel et veille à ce que le budget soit conforme au plan stratégique de Ipas et aux budgets des projets des donateurs.

Ressources Humaines :

• Coordination avec les sociétés de consultance pour la préparation du paiement mensuel des salaires et versement des déductions sur salaire aux instances administratives conformément à la législation locale
• S’assure que la paie est traitée conformément à la législation du travail du pays et que des bordereaux de paie sont remis aux employés chaque mois conformément aux normes Ipas.
• Préparation de l’ensemble de la documentation d’engagement des nouveaux membres du personnel et assistance dans l’orientation des personnes nouvellement engagées et communication des éventuels changements de personnel au Ressources Humaines Régionales d’Ipas Afrique Francophone

Administration et Logistique

•  Assure la gestion, le suivi approprié et la protection des actifs et des propriétés d’Ipas dans le pays
• Traitement des demandes de paiements aux prestataires en veillant à ce que les contrats, les factures et les autres documents soient correctement complétés et soumis.
• Aider à organiser des réunions, des ateliers,
• Examine les documents administratifs pour garantir leur exhaustivité et leur conformité aux politiques et procédures avant de les soumettre pour approbation finale aux parties concernées.
• Sert de point focal au Niveau national pour la coordination administrative et logistique avec le programme francophone Ipas et d’autres unités, y compris avec les parties prenantes externes.
• S’occupe des tâches administratives courantes, telles que la tenue des registres de présence, l’évaluation de la facturation téléphonique, etc.
• Organise les achats conformément aux procédures
• Veiller sur le bureau et les infrastructures IT ainsi que tous les équipements et systèmes.
• Servir de point focal pour la sécurité des membres du personnel à travers un plan de sécurité et en partageant toutes informations sécuritaires dans le pays.
• Effectue d’autres tâches assignées.

Exigences minimales pour la fonction

• Diplôme universitaire supérieur en finance, comptabilité, économie, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Trois (3) à quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente en gestion financière auprès d’une ONG internationale ou d’une organisation internationale fournissant des services de gestion financière, de contrôle financier, de comptabilité, de paie et d’audit.
• Solides compétences en analyse financière, en modélisation budgétaire et en gestion des risques
• Bonne connaissance et expérience de la législation fiscale et des normes de comptabilité du pays
• Expérience avec la gestion de subventions, de fonds et / ou de budgets importants
• Expérience démontrée de travail dans des environnements où le respect de plusieurs échéances est essentiel.
• Maîtrise des logiciels de comptabilité et des outils financiers, y compris Solides compétences informatiques avec des connaissances en logiciels de comptabilité, bases de données et MS Office.
• Connaissance approfondie du contexte local et présence sur le territoire national requis
• Capacité à travailler dans un environnement diversifié et multiculturel, avec un esprit d’équipe et une excellente capacité de communication interpersonnelle
• Disponibilité à voyager de 10 à 15% et travailler des heures supplémentaires au besoin
• Excellentes compétences organisationnelles, et respectueux des délais de paiement
• Maîtrise du français écrit et parlé,
• Sens de l’éthique
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé serait un atout

Ipas s’engage fermement à fournir un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et d’iniquité. Nous recrutons, employons, formons, promouvons et rémunérons notre personnel sans égard à la race, l’âge, le sexe, la religion, l’origine nationale, la couleur, la croyance, l’ascendance, la citoyenneté, l’état civil, le statut d’ancien combattant, le service militaire, le handicap, les informations génétiques, le sexe identité, expression de genre, statut transgenre, orientation sexuelle ou toute autre caractéristique personnelle protégée par la loi ou définie par la politique d’Ipas.

Comment postuler : Si vous êtes, passionné (e) par les questions de justice reproductive et que vous avez l’expérience et les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle, nous serions ravis de vous entendre.  Pour ce faire, merci de soumettre votre CV et une lettre de motivation à l’adresse suivante : [email protected]. Seules les candidatures présélectionnées seront contactées. Clôture des candidatures le 31 mai 2024