Analyste administratif

Description de l'emploi

L’Organisation multisectorielle des Nations Unies {ONU} recherche un analyste administratif. Sous la direction et la supervision générales du chef des opérations, le titulaire du poste participe à la gestion globale des services liés aux locaux communs, administre et exécute les processus et les transactions garantissant une haute qualité et précision du travail. L’analyste administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. L’analyste administratif travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe des opérations, le personnel des programmes et des projets du centre régional et le personnel d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente. Les Nations Unies adoptent une approche de portefeuille pour répondre aux besoins changeants des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre leurs objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel de l’ONU est censé travailler entre unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale. Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité des locaux communs et des autres services administratifs du pôle régional. Une analyse précise et une présentation d’informations approfondies et un travail entièrement documenté renforcent la capacité du Secrétariat et facilitent l’action ultérieure du superviseur. La propre initiative du titulaire est déterminante pour les résultats des travaux et leur finalisation dans les délais.

Tâches et responsabilités clés
1. Fournit un soutien à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du secrétariat, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Assurer la pleine conformité des activités administratives du secrétariat avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD ; Conseille la haute direction sur le respect des procédures.
• Préparation des plans de travail annuels axés sur les résultats pour la gestion des locaux communs.
2. Assure la fourniture efficace et efficiente de services de soutien administratif et logistique, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
• Coordination et supervision du personnel d’aide au nettoyage, des services généraux, de la gestion des bâtiments, de la logistique des chauffeurs.
• Présentation d’informations approfondies pour la planification des ressources financières des services administratifs.
• Maintien des questions protocolaires, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités centrales/régionales/locales sur l’espace et autres questions administratives.
• Assurance qualité et préparation de la correspondance, des directives, des mémos internes et autres communications officielles au nom de la haute direction.
3. Assure une bonne gestion des locaux/services communs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Maintien des services communs/gestion des espaces de bureaux pour assurer des activités intégrées sur les services communs.
• Liaison avec la société de gestion de l’espace sur diverses questions administratives.
• Planification et suivi du budget des services communs et des contributions des agences au compte des services communs.
4. Supervision des chauffeurs et coordination de l’entretien des voitures de bureau :
• Agir à titre de répartiteur de chauffeurs au bureau. Coordonne quotidiennement les activités entre les chauffeurs, la direction et les autres membres du personnel via le système de réservation des chauffeurs. Gardez une trace des activités des conducteurs et de la disponibilité des véhicules.
• Supervise les chauffeurs et prépare des rapports mensuels sur les factures de carburant grâce à la création automatique de rapports.
5. Assure le partage des connaissances au sein du secrétariat en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
• Faciliter la collecte et l’analyse de données sur les lacunes et les besoins en matière de compétences afin d’améliorer les connaissances et les capacités du personnel, notamment en ce qui concerne les procédures, les politiques et le POPP de l’entreprise.
• Faciliter les réunions de retraite du personnel de l’organisation.
• Faciliter le développement d’une culture inclusive au sein de l’équipe.
6. Responsabilités de supervision/gestion :
• L’analyste administratif supervise et dirige le personnel de l’unité administrative.

Compétences clées
– Les compétences de base
• Augmente les solutions et simplifie les processus, équilibre vitesse et précision dans l’exécution du travail.
• Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée.
• Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage.
• Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement.
• Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression.
• Facilitateur/intégrateur, rassembler les gens, construire/maintenir des coalitions/partenariats.
– Compétences en gestion des personnes
• Les compétences des Nations Unies en matière de gestion des personnes peuvent être trouvées sur le site dédié.
– Interfonctionnel etamp; Compétences techniques
• Bâtiment, installations et amp; gestion d’espaces de bureaux; Connaissance et capacité à faciliter la rénovation et la modernisation des bureaux.
• Gestion de l’inventaire; s’assurer qu’un nombre suffisant d’articles en stock sont disponibles pour utilisation.
• Gestion des expéditions ; Connaissance des cadres et processus réglementaires liés à la gestion des expéditions.
• Pensée systémique; Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et un jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent
• Gestion de portefeuille; Capacité à sélectionner, prioriser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à sa capacité.
• Prise de décision efficace ; Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace, conformément à son autorité, son domaine d’expertise et ses ressources.
• Gestion des véhicules ; Connaissance des politiques et des procédures de gestion de flotte.

Compétences et expérience requises
– Éducation
• Master ou équivalent en commerce ou en administration/gestion publique, droit, sciences sociales, finance ou similaire.
• Un baccalauréat combiné à 3 années d’expérience pertinente sera dûment pris en considération à la place du master.

– Expérience:
• Jusqu’à 2 ans (avec une maîtrise) ou 3 ans (avec un baccalauréat) d’expérience pertinente au niveau national ou international dans la prestation de services d’administration et/ou de soutien aux programmes.
• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des progiciels de feuilles de calcul et de bases de données sont requises.
• Une expérience de travail avec des agences des Nations Unies et des organisations internationales est un atout.
• Expérience en entretien de gestion d’espaces de bureaux est un atout.
• Une expérience en matière de protocole, d’enregistrement du personnel, de coordination avec les autorités locales en matière d’espace et d’autres questions administratives est souhaitable.
• Une expérience dans la coordination et l’organisation des expéditions et du dédouanement, de l’assurance, de la gestion de l’espace et de l’achat de fournitures pour le bureau est souhaitable.

– Langues :
• L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais ou du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.

– Évaluation:
Les candidats qualifiés peuvent être évalués au moyen d’un entretien basé sur les compétences de l’ONU et/ou d’autres méthodes d’évaluation.